Как улучшить управление контрактами

Без использования оптимизированного процесса управления контрактами может возникнуть множество проблем. Например, пропущенные сроки, истекшие контракты и обязательства, которые могут серьезно повредить вашему бизнесу, не говоря уже о его будущем успехе. В конечном итоге, если вы считаете, что процесс управления контрактами может быть изменен, ознакомьтесь с нашими рекомендациями.

Пять основных способов улучшить текущий процесс управления контрактами

1. Просмотрите текущие процессы, а затем установите реалистичные цели. Тот факт, что у вас что-то не работает, может быть причиной того, что вы стремитесь улучшить процесс управления контрактами. Начните с изучения того, как дела идут в настоящее время, а затем определите, что работает, а что нет. Понимание этого даст вам четкий план того, как улучшить ситуацию, и облегчит вам постановку целей. Для повышения продуктивности, а также для сохранения фокуса на основной деятельности компании многие предприятия обращаются к аутсорсингу непрофильных направлений. Исход? Экономия денег, меньший риск и лучшая видимость контрактов. Более детально об этом можно прочитать тут.
2. Стандартизируйте свои процессы с помощью шаблонов. Это изменение дает много преимуществ. Риск будет сведен к минимуму, а процесс заключения контрактов станет более упорядоченным и последовательным; будет достигнута экономия времени и денег, поскольку командам юристов потребуется меньше вмешательства. Использование шаблонов поможет обеим сторонам лучше понять свои обязательства, используя более простой язык, понятный каждому, не только с точки зрения клиента, но и из различных отделов вашей организации. Используйте программное обеспечение для управления контрактами для разработки новых шаблонов.
3. Оптимизируйте свой рабочий процесс с помощью автоматизации. Отслеживать все в рамках управления контрактами может быть сложно. От отслеживания до генеральных соглашений или соглашений об обслуживании, производственных графиков и соглашений о неразглашении информации до управления отчетами о работах подрядчиков, контрактами с поставщиками или другими юридическими документами – все идет быстро, и всегда есть чем заняться. Неорганизованные процессы делают невозможным все держать в курсе. Вместо этого храните все в одном центральном месте, где к нему можно будет легко получить доступ и при необходимости просмотреть. Программное обеспечение для управления контрактами позволяет вам поддерживать организованный процесс, что экономит время и приводит к меньшему количеству ошибок при минимальных затратах. В конечном итоге, выявляя будущие риски, их можно устранить и предотвратить до того, как они перерастут в более серьезные проблемы.
4. Рассмотрите возможность использования консультанта по управлению контрактами. Наем консультанта по управлению контрактами дает много преимуществ. Они будут направлять и помогать вам на протяжении всего процесса управления контрактами, предоставляя рекомендации по оптимизации операций, помогая вам не только лучше соблюдать требования, но и экономить деньги. Консультанты проанализируют ваши требования и выявят риски при создании новых процессов, соответствующих уникальному характеру вашей компании. Они также могут порекомендовать вам использовать программное обеспечение жизненного цикла контракта, если в настоящее время оно недоступно в вашей организации.
5. Назначьте члена команды для непрерывного анализа процессов. Управление контрактами развивается быстрыми темпами, поэтому вам нужно не отставать от конкурентов. Рассмотрите возможность поручить члену вашей команды регулярно проверять процессы управления контрактами. Они могут определить, что работает, а что нет, а также выявлять риски и вносить изменения для достижения лучших результатов.